31. Oktober 2013 – 12:00 | Kein Kommentar

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Tipps: So klappt die Videokonferenz

Eingetragen von auf 29. März 2014 – 18:04Kein Kommentar

Dank Skype und anderer Anbieter ist es heutzutage problemlos möglich, mit Geschäftspartnern und Freunden zu kommunizieren, als sitze man sich von Angesicht zu Angesicht gegenüber. Videokonferenzen sparen Zeit und Geld und sind damit oft ein essenzieller Teil des Berufsalltages. Doch so einfach es erscheint, es gibt viele Hürden und Pannen. Wir geben wichtige Tipps zu einer reibungslosen und erfolgreichen Videokonferenz.

videokonferenz skype

Mit ein Paar Tipps wird die Konferenz ein Erfolg.

Zeitmanagement

So leicht es klingt, einen Termin für eine Videokonferenz auszumachen, es kann doch viel schief gehen. Wichtig ist es zunächst, allen Beteiligten rechtzeitig mitzuteilen, wann das Gespräch stattfindet. Dabei müssen Unterschiede in den Zeitzonen berücksichtigt werden! Teilnehmer sollten außerdem unbedingt pünktlich erscheinen, da Zuspätkommer den gesamten Ablauf stören können. Außerdem sollte die Konferenz nie in die Länge gezogen werden. Es gilt: Besser mehrmals kurz sprechen als einmal zu lang. Außerdem: Man sollte immer erst abwarten, bis man jemandem ins Wort fällt, denn es kommt bei Videokonferenzen öfters zu akustischen Verspätungen. Der Tipp aller Tipps also: Geduld.

Akustik

Damit die Beteiligten alle gut gehört werden und auch gut hören, sollten Räume mit großem Echo vermieden werden und alle Konferenzteilnehmer technisch gut ausgerüstet sein. Head-Sets ermöglichen erfahrungsgemäß die beste Akustik. Es sollte dabei immer deutlich gesprochen und nicht genuschelt werden, stellen Sie sich also vor, sie würden einen Vortrag halten. Weil die Mikrofone meist sehr sensibel sind, sollten störende Geräusche durch z.B. Handyvibration, offene Fenster und Türen oder Rascheln, Zappeln, Räuspern etc. vermieden werden. Solche vermeintlich kleinen Störfaktoren potenzieren sich über das Mikro.

Optik

Um niemandem im Dunkeln sitzen zu lassen, sollte der Raum gut – und zwar möglichst gleichmäßig – beleuchtet sein. Am besten für die Optik ist ein neutraler Hintergrund ohne viele Gegenstände, die ablenken könnten (Regale, Pflanzen etc.). Als Hintergrund eignen sich besonders neutrale Farben wie Weiß, Grau oder Blau. Dasselbe gilt für die Kleidung, zu bunte Farben irritieren optisch. Für eine gelungene Ablichtung des Gesichtes empfiehlt es sich, die Kamera direkt über dem Monitor anzubringen, das heißt visuell auf „Augenhöhe“.

Account prüfen

Sie sollten wissen: Per Skype lassen sich Einzelgespräche mit einem Gratisaccount führen, für Gruppenkommunikation mit Bild allerdings wird die Premium-Option benötigt. Um diese zu aktivieren, müssen Sie einfach auf „Skype“ gehen und „Konto“ anklicken. Der Punkt „Premium-Funktionen“ bringt Sie dann in die gewünschte Rubrik, das Upgrade kann derzeit für 6.99 Euro monatlich abonniert werden. Bis zu zehn Personen können dabei gleichzeitig an einer Videokonferenz teilnehmen.

Organisatorisches

Vor dem Beginn sollte die Gruppe benannt und die Teilnehmer frühzeitig dazu eingeladen werden. Wer technische Schwierigkeiten bei der Vorbereitung oder Übertragung hat, kann sich bei talkyoo.net über die neuesten Skype-Lösungen zu gängigen Problemen informieren. Manchmal hilft es, wie aktuell dort beschrieben, den Skype-Namen leicht abzuändern. Auch die Unterschiede in verschiedenen Betriebssystemen werden dort unter die Lupe genommen. PC Welt hat sich außerdem die Mühe gemacht, die hilfreichsten Tools für Videokonferenzen zu analysieren. Hier geht es zum Ergebnis.

Gesprächsführer

Alle Teilnehmer sollten vorab in die Technik eingeführt werden, damit praktische Schwierigkeiten nicht im Wege eines gelungenen Austausches stehen. Die wichtigsten Grundregeln der Konferenz sollten außerdem vorab festgelegt werden. Es ist folglich gut, einen Gesprächsführer auszumachen, der durch das Gespräch leitet. Er erklärt am Anfang kurz, wie das Programm bedient wird – wie melde ich mich zu Wort, wie schalte ich meine Kamera an, wie werde ich am besten gesehen und gehört? – und anschließend, nach welchen Gesprächsregeln vorgegangen wird. So hilft es beispielsweise, ein visuelles Zeichen zu vereinbaren, für den Fall dass ein Teilnehmer zu Wort kommen möchte. Reinreden irritiert den aktuellen Sprecher. Der Moderator kann darüber hinaus auch selbst das Wort erteilen und die Konferenz aktiv koordinieren.

Die goldene Stummtaste

Dieser Button wurde aus einem guten Grund erschaffen: Um Chaos und unnötige Kommentare sowie Geräusche bei Konferenzen zu vermeiden. Will man sich also laut räuspern, das Zimmer verlassen oder einen Witz reißen, sollte man vorher auf „stumm“ stellen. Das erleichtert das Gespräch enorm und befreit Teilnehmer zusätzlich von dem Zwang, immer möglichst still bleiben zu müssen. Witze sollten im Übrigen bei Konferenzen generell eher vermieden werden, denn sie kommen über Video nur schlecht rüber und können missverstanden werden. Kann man sich einen Witz wirklich nicht verkneifen, lieber kurz stummschalten und dem Banknachbarn erzählen. Wer schon vor der Konferenz etwas zu lachen haben möchte, kann sich diese komödiantische Darstellung einer Videokonferenz im echten Leben ansehen.

Bild: SHutterstock.com/Andrey_Popov

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